האם ישנה משמעות למיקום פגישות במשא ומתן? היכן המקום הטוב ביותר לנהל בו משא ומתן? אצלכם, אצל הצד האחר או במקום ניטראלי? האם כדאי להתעקש כי הפגישות בין הצדדים יתקיימו אצלכם?
פעמים רבות צדדים למשא ומתן מעוניינים להיפגש כדי לקדם משא ומתן. פגישה פנים אל פנים יעילה יותר משיחות באמצעי תקשורת אלקטרונים. בוודאי יעילה היא יותר מהתכתבויות. בפגישה פנים אל פנים בני אדם מעבירים זה לזה מסרים שאינם דווקא מילוליים. אלה יכולים להיות הבעות פנים, מבטים ותנועות גוף. בין תנועות רצוניות ובין תנועות בלתי-רצוניות. יתר על כן, בפגישות פנים אל פנים יכולים הצדדים לעשות אתנחתות לשיחות על ענייני דיומא שעילתן בדברים שקורים להם במשותף. רעש מסוים מבחוץ, משהו שראו בדרך או בלובי הבניין וכדומה. כשאנו מקיימים שיחות מסוג "סמול-טוק" קל לנו יותר לשבור את הקרח וליצור אווירה מתאימה לדיון בענייני פשרה.
אלא שגם כאשר מחליטים להיפגש יש וקשה לתאם פגישה היות שכל צד מתעקש כי הפגישה תהא אצלו. מהצד התעקשות שכזו נראית ילדותית במקצת. אך, למעשה, יש לה סיבות ריאליות לחלוטין. במצבים מסוימים צד שמארח פגישה זוכה ליתרון במשא ומתן.
הרצון בביתיות משפיע על מיקום הפגישות במשא ומתן
אירוח פגישה מקנה יתרונות מסוימים. אחד הבולטים שבהם נראה כלקוח מתחום הספורט. זהו יתרון הביתיות. אכן, כל אוהד כדורגל או כדורסל יודע שעדיף לשחק בבית מאשר בחוץ. במשך שנים מכבי תל אביב בכדורסל ניצחה את מרבית משחקי הבית בנוקיה, אך התקשתה במשחקי חוץ. בדרך כלל הסיבה לכך הייתה הקהל האוהד, והיכרות עם המגבלות והיתרונות הפיסיים של המגרש. אך גם העובדה שהשחקנים הגיעו רעננים מהבית. להבדיל ממשחקי חוץ אליהם הגיעו אחרי טיסה, ולילה במיטה זרה בבית מלון.
יתרון הביתיות קיים גם במגרשים שבהם מתקיימות פגישות. למשל, אם המיקום הוא במשרד עורכי דין, הרי המארח נהנה מיתרון הביתיות. המארח מכיר את כל הנוכחים במשרד, בעוד שהאורח נאלץ לפגוש בדרכו פרצופים זרים, שמובילים אותו כל הדרך אל חדר הישיבות. המארח מגיע לפגישה היישר מחדרו, בעוד האורח נאלץ לבוא ברכב, ברגל או בתחבורה ציבורית. בעל המקום שאצלו נערכת הפגישה פחות לחוץ בזמן. הוא לא נאלץ לעזוב את עבודתו לפני מועד הפגישה כדי שיספיק להגיע אליה. לעומתו, האורח השאיר דברים "פתוחים" על שולחנו שמטרידים אותו. כל אלה נראים זוטות, אך הם כלל אינם כאלה. הדברים הקטנים יכולים להשפיע על מצב הרוח. הם יכולים להשפיע על הריכוז ועל היכולת להפעיל טקטיקות של משא ומתן.
התעקשות על מיקום פגישות המשא ומתן כחלק מהפגנת עוצמה מצד המארח
בפגישות במגרש הביתי המארח יכול להפגין את עוצמתו. תארו לכם, למשל, משא ומתן בין רוכשי דירה ליזם. נניח שהרוכשים הם שכירים שמגיעים למשרדי היזם. בדרך כלל יזמים מתהדרים במשרדים גדולים ומפוארים. הרוכשים נכנסים למשרד בידיים ריקות בעוד היזם מתבצר מאחרי חומה של מזכירות ורהיטים יקרים. הוא נהנה מהפגנת עוצמתו הכספית, כביכול, מול אנשים שמגיעים אליו. בין אם ירצו ובין אם לאו עשויים הרוכשים להתרשם מעוצמה זו. הם עלולים לחוש נחותים מול היזם. זאת אף שייתכן שמבחינה עניינית הם הרבה יותר חזקים ממנו במשא ומתן. הרי הם אלה שמחזיקים בכסף שהוא זקוק לו. לעומת זאת, אם היזם יצטרך לכתת רגליו לפגישה בסלון ביתם הוא יפסיד את היתרון הזה. כך הרוכשים ייהנו מהיתרון של משא ומתן בסביבה המוכרת להם.
וכאן אנו מגיעים ליתרון השלישי באירוח הפגישה: המגרש הביתי מוכר יותר. למארח נוח יותר לנהל משא ומתן במקום שמוכר לו. על כיסא שהוא רגיל לשבת עליו, עם כוס הקפה או התה שהוא רגיל לשתות. האורחים צריכים להתרגל לסביבה זרה והדבר לוקח מעט זמן.
לפיכך, התעקשות על אירוח פגישה אינה מעשה חסר היגיון.
מה עושים כששני הצדדים מתעקשים לשלוט במיקום הפגישות של המשא ומתן?
יש מקרים שבהם שני הצדדים מתעקשים לארח את הפגישה. במצבים כאלה הפתרון המתבקש הוא לקיים את הפגישה במקום ניטראלי. אפשר להיפגש במשרדו או ביתו של צד שלישי או אפילו בבית קפה. לא תמיד קל להגיע לפתרון הזה. יש שכל אחד מהצדדים שולל את עצם הרעיון להיפגש במקום ניטראלי ומעדיף לארח את הפגישה. אבל, בדרך כלל, כשאין ברירה אחרת – זה יהיה הפתרון המועדף.
גם לאחר שמסכימים להיפגש במקום ניטראלי לעיתים לא מצליחים להסכים על מיקומו. כל צד עלול להתעקש כי המקום הניטראלי יהיה בקרבת משרדו או מקום מגוריו. במקרה כזה, הפתרון המתבקש הוא להיפגש בבית קפה באמצע הדרך. מקום שנמצא בקרבה פחות או יותר זהה לכל אחד מהצדדים.
לאחר הפגישה הראשונה צפוי שהצדדים יתעקשו פחות על מיקום הפגישות הבאות. ייתכן שהצדדים יחליטו להיפגש לסירוגין פעם אצל צד אחד ופעם אצל האחר.
מתי יש יתרון להתארח אצל הצד האחר?
לעיתים יש דווקא יתרון לבוא ולהתארח אצל הצד האחר. מקרה טיפוסי לכך הוא כאשר צד למשא ומתן רוצה לפתוח את המו"מ במחווה קטנה כלפי הצד האחר. לפיכך, הוא מציע לבוא אליו. בכך הוא מפגין רצון טוב וייתכן שהוא מצפה למחווה נגדית. מחוות קטנות הן דרך מצוינת לקדם משא ומתן. בכך אעסוק בפוסט נפרד.
